在宅勤務モバイルワーク

山分物産株式会社

1919年創業以来梱包資材を主商材として卸売業を営んできております。プラザ合意以降の為替自由化により、海外からの安価な建材及び梱包資材調達を進め、その後、輸入樹脂系原料を利用して自社で通箱・仕切板等梱包容器に加工組立を展開、現在に至っています。今後は更に生産設備の増強を図り卸売業から製造業への業種転換を進めていきます。

滋賀・京都・東京・岐阜の4拠点を結び
業務の効率化、見える化、共有化を

海外からの輸入資材の取り扱い、梱包・養生・産業資材、収納・木製什器などの企画・開発・加工・販売を行う山分物産株式会社では、営業職でのテレワーク導入を準備中です。自社の規模や業務内容に最適なテレワーク体制の構築を検討し、実施に向けた取り組みを担当しておられるストレージプランニングチームリーダーの長谷川一也様にお話を伺いました。

テレワークで直行直帰、営業職の業務負担を軽減

2020年に3代目（現会長）から交代した4代目社長がDX化推進を掲げており、またコロナ禍の影響もあり、営業職でのテレワーク実施に向けた取り組みを開始しました。まず、直行直帰をするには、帰宅後の社用車の駐車スペースの確保や配送がなく公共交通機関で営業に出た時など制限はありますが、テレワークやモバイルワークによる業務負担の軽減を目指しています。現状、営業担当者はノートPCを持って営業に出ていますが、それぞれの端末に機密データが保存されているのでリスクは非常に大きいと懸念しています。また各担当者が個人商店的な業務スタイルで、書類フォーマットも統一されておらず、データ管理も個人任せ、属人化していることも対応すべき問題です。そのため、最初にUTMを導入してセキュリティ対策を確立させ、販売管理ソフトの導入・運用の準備を進めています。現行システムから新システムへの移行は、トレーニングからはじめて、トラブルのないところまで慎重に並行する予定です。取引先にご迷惑をおかけすることのないよう、書類の管理や作成など営業の実務をこなせるまで6か月ほどを目安に移行しながら、徐々にテレワーク体制を整備していきます。

営業の業務を標準化、在庫管理、輸入品の為替計算も効率化

書類の流れが自動的に決まるため、作業の漏れがなく、効率よく業務を進めることができます。また各営業担当者が個別に発注していた仕入れが一括管理できるので過剰在庫の防止にも繋がるなど、在庫管理の面でも大きな改善が期待できます。さらに、輸入品の取り扱いでは、決済ごとに為替変動で同じ商品でも価格が変わるので、その都度原価に反映させて販売価格を計算しなければならないのですが、それも自動化により正確にスピーディーに処理ができます。現状の個々の端末でのデータ管理ではなく、サーバー内で情報共有することで、VPN接続すればどこからでも必要なデータを閲覧できます。現在１人の定年後再雇用の経理担当の従業員が、治療と仕事の両立のため会社のPCを貸与し在宅勤務ができる環境を作っていますが、本人の意向等もあって往復2時間半程かけて京都本社に通勤しております。将来的には本社にある経理部門を滋賀営業所に移すので、経理や他の部門にもテレワークが拡大し、京都本社、滋賀営業所/工場、東京営業所、そして新たに開設予定の岐阜工場、4つの拠点を連携させ、データの共有・加工、日々の業務管理を行うなど、全社規模での効率化、見える化、共有化を目標としています。

自社に最適なテレワークとは？ 客観的な意見、アドバイスが参考に

そうした中で2022年春から滋賀県中小企業団体中央会の「中小企業テレワーク『はじめの一歩』支援事業」において、ITコーディネーターに、客観的な意見を聞かせていただき、自分たちの考えが適合しているのか、どんなステップで進めばよいかなどをアドバイスいただいたことは、とても参考になりました。何をどう選択すべきか、考え方の方向性は間違っていないのか不安でしたが、アドバイスのおかげで確信を得て、最終的には自分で判断することができました。支援を受ける以前の不安な状態では前に進めなかったと思います。おそらくどの選択をしても一長一短がある中で、今はアドバイスいただいたことを参考に導入したシステムをいかに上手く活用していくかが重要だと考えています。